Kompleksowa obsługa konferencji z udziałem tłumaczy to dla biura tłumaczeń zawsze wyzwanie w postaci – między innymi – potrzeby pogodzenia potrzeb klientów oraz dobrych praktyk w branży tłumaczeniowej.

Nasze doświadczenie pokazuje, iż jednym z obszarów, który wywołuje najwięcej pytań przed konferencją są zasady rozliczania czasu pracy tłumaczy ustnych. Spróbujmy zatem przybliżyć przyjęte w branży tłumaczeniowej zasady odnoszące się do tego zagadnienia.

Kluczowymi pojęciami, które pozwalają wyjaśnić specyfikę zagadnienia czasu pracy tłumaczy konferencyjnych są „dyspozycyjność” oraz „blok”.

Dyspozycyjność to czas, w którym tłumacze pozostają do dyspozycji w trakcie trwania konferencji lub spotkania. Z kolei blok to minimalna i niepodzielna jednostka rozliczeniowa za tłumaczenie ustne obejmująca 4 godziny zegarowe. Te dwa pojęcia, stanowiące ogólne reguły rozliczania czasu pracy tłumaczy, wymagają jednak pewnego uzupełnienia i komentarza w odniesieniu do indywidualnych przypadków.

Minimum 30 minut przed czasem

Czas pracy tłumaczy liczony jest od godziny, na którą klient zamawia tłumaczenie aż do przewidzianej w zamówieniu godziny zakończenia konferencji, a w przypadku przedłużenia obrad – do ich zakończenia. Tłumacze zobowiązani są stawić się na miejscu co najmniej 30 minut przed planowanym rozpoczęciem konferencji. Dodatkowy czas nie jest uwzględniany w rozliczeniu, stanowi natomiast niezbędny margines bezpieczeństwa.

Przerwy kawowe

Przerwy dla uczestników konferencji, w tym przerwy kawowe, są wliczane do całkowitego czasu pracy tłumaczy. W przypadku całodniowych konferencji tłumaczom przysługuje również 60 minutowa przerwa na posiłek. Ponieważ praca tłumaczy konferencyjnych wymaga nie lada wysiłku – zarówno intelektualnego, jak i fizycznego-przerwy są okazją do chwili odpoczynku między kolejnymi sesjami tłumaczenia. Mają również pozytywny wpływ na jakość pracy tłumacza.

Niepodzielny blok 4 godzinny

Podstawową i minimalną jednostką rozliczeniową za pracę tłumaczy konferencyjnych jest blok, na który składają się 4 godziny zegarowe. Warto bowiem pamiętać, że praca tłumaczy zaczyna się na długo przed konferencją i polega na dogłębnym zapoznaniu się z materiałami referencyjnymi, treścią prelekcji i referatów. Stąd nawet 2-godzinna konferencja wymaga od tłumaczy niezbędnego przygotowania. Wbrew pozorom nie ogranicza się to jedynie do młodych adeptów sztuki przekładu, nawet najbardziej doświadczeni tłumacze potrzebują zapoznać się z listą poruszanych tematów i nazwisk gości konferencji. Solidne przygotowanie i wcześniejsza praca z materiałami konferencyjnymi (jeśli takowe zostaną udostępnione) świadczą o profesjonalizmie tłumacza.

Praca dla nocnych marków?

Za pracę w dni ustawowo wolne od pracy oraz w godzinach wieczornych i nocnych (po godz. 20:00) wynagrodzenie tłumacza powiększone jest o 50% stawki podstawowej. Warto przy tym wspomnieć, iż praca w godzinach wieczornych wymaga od tłumaczy dodatkowej koncentracji.

Czas spędzony w samolocie

W przypadku gdy czas dojazdu tłumaczy do miejsca, w którym odbywa się konferencja, przekracza 2 godziny, przysługuje im dodatek w postaci 50% stawki godzinowej za czas spędzony w podróży.

…I wreszcie – czy 2 + 2 to 4?

Odpowiadamy -…w naszej branży nie zawsze! Poniżej prosty przykład:

Konferencja trwająca 2 dni, podczas których tłumacze pracują w czasie 10 godzin zegarowych. Rozliczenie będzie obejmowało w sumie 6, a nie jak mogłoby się wydawać 5 bloków. Dodatkowe 2 godziny ponad wymiar dwóch czterogodzinnych bloków każdego dnia nie sumują się, lecz stanowią kolejny rozpoczęty w danym dniu blok. Rozliczenie będzie obejmowało 3 bloki każdego dnia, czyli łącznie 6. 1 dzień (10 godz.) – 3 bloki x 4 godz., 2 drugi (10 godz.) – 3 bloki x 4 godz.

Wspomniane zasady wzajemnie się uzupełniają i stanowią zbiór wytycznych, którymi profesjonalne biura tłumaczeń kierują się przygotowując kalkulację kosztów tłumaczenia podczas konferencji. Oczywiście każdy przypadek wymaga indywidualnego i elastycznego podejścia, a ostateczny kształt i koszt realizacji jest zawsze efektem partnerskich negocjacji.