Początek roku to w naszej branży czas planowania, przygotowania konferencji i różnego rodzaju wydarzeń, które wymagają obsługi tłumaczeniowej. Na chwilę przed początkiem wiosennego sezonu konferencyjnego podpowiadamy, o czym warto pamiętać przy planowaniu międzynarodowej konferencji z udziałem tłumaczy.

 

Planowanie przede wszystkim

Warto planować i przewidzieć, czy potrzeby będzie udział tłumaczy podczas wydarzenia o charakterze międzynarodowym. Warto w tym celu z wyprzedzeniem zwrócić się do biura tłumaczeń, nawet jeśli nie są znane wszystkie szczegóły organizacyjne. Ewentualne zmiany w zakresie zapotrzebowania na tłumaczenie (tj. języki konferencji, liczba gości i potrzebny sprzęt) mogą być na bieżąco uwzględniane. Zwiększa się również możliwość zarezerwowania czasu tłumaczy specjalizujących się w danej dziedzinie. Odpowiednio wczesna rezerwacja to również gwarancja najniższej możliwej ceny oraz tego, że koszty wykonania usługi nie wzrosną.

Trafny wybór usługi

To w zasadzie pierwszy etap przygotowań i tylko z pozoru może wydawać się banalny. Warto omówić z biurem formułę i charakter spotkania, nasze oczekiwania i wyobrażenia o pracy tłumaczy, aby upewnić się, czy będąc „stuprocentowo zdecydowanym” na konkretną usługę na pewno rozumiemy, co kryje się pod jej nazwą. Zazwyczaj w przypadku konferencji międzynarodowych i spotkań z wykorzystaniem kilku języków korzysta się z tłumaczenia symultanicznego i jedynie dodatkowo, lub w wyjątkowych sytuacjach, z tłumaczenia konsekutywnego.

Diabeł tkwi w szczegółach

Wszelkie zmiany pojawiające się w trakcie przygotowań takie jak: program, lista prelegentów, układ sal, liczba uczestników etc. warto niezwłocznie przekazywać koordynatorowi konferencji z biura tłumaczeń, aby mieć pewność, że zostaną uwzględnione podczas obsługi tłumaczenia.

Zawsze pamiętajmy o przekazaniu koordynatorowi projektu z biura tłumaczeń programu spotkania oraz wszelkich materiałów konferencyjnych tj. skrótów wystąpień i przemówień, prezentacji Power Point oraz nazwisk prelegentów. Te ostatnie są szczególnie ważne – przekręcenie nazwiska ważnych gości to zawsze faux pas niezależnie od rangi spotkania. Warto pamiętać także, że praca profesjonalnych tłumaczy (nawet tych specjalizujących się w danej dziedzinie) nie zaczyna się w kabinie, lecz dużo wcześniej w postaci przygotowania merytorycznego i językowego do obsługiwanego wydarzenia.

1, 2, 3…Próba mikrofonu

Tłumaczenie symultaniczne zawsze wiąże się z koniecznością wykorzystania odpowiedniego sprzętu. Doświadczone w obsłudze konferencji biuro tłumaczeń powinno służyć fachowym doradztwem w zakresie technicznej obsługi wydarzenia, a także znać układ sal i warunki techniczne w popularnych obiektach konferencyjnych. Jeśli nie – zawsze możemy poprosić o wizję lokalną przez pracownika biura oraz omówienie szczegółów bezpośrednio z pracownikiem obiektu konferencyjnego. Wcześniejszego ustalenia i sprawdzenia wymaga planowana aranżacja sali i układ, w tym przestrzeń przewidziana na zainstalowanie kabin do tłumaczenia symultanicznego, a także kompatybilność sprzętu nagłaśniającego z aparaturą do tłumaczenia symultanicznego. Należy także zaplanować czas na montaż sprzętu i ustalić z obiektem konferencyjnym możliwość wcześniejszego udostępnienia sali oraz uzyskanie wszelkich niezbędnych przepustek i pozwoleń na wjazd pojazdów dostarczających sprzęt.