Na chwilę przed początkiem wiosennego sezonu konferencyjnego podpowiadamy, o czym warto pamiętać przy planowaniu międzynarodowej konferencji z udziałem tłumaczy. Podejmując współpracę z profesjonalnym biurem tłumaczeń specjalizującym się w obsłudze konferencji, zawsze można liczyć na fachowe doradztwo i dbałość o szczegóły na etapie realizacji. Warto jednak wiedzieć, na co zwrócić uwagę, jakie informacje należy przekazać i czego we współpracy z biurem nie może zabraknąć.

Planowanie przede wszystkim

Pamiętajmy, aby planować i aby przewidzieć udział tłumaczy podczas międzynarodowego spotkania. Warto odpowiednio wcześniej zwrócić się do biura tłumaczeń, nawet gdy nie znamy wszystkich szczegółów organizacyjnych. Nawet w przypadku zmian w programie, języków konferencji, liczby gości i potrzebnego sprzętu – biuro może (i powinno!) reagować elastycznie.

Trafny wybór usługi

To w zasadzie pierwszy etap przygotowań i tylko z pozoru może wydawać się banalny. Omówmy z biurem formułę spotkania, nasze oczekiwania i wyobrażenia o pracy tłumaczy, aby upewnić się, czy będąc „stuprocentowo zdecydowanym” na konkretną usługę na pewno rozumiemy, co się kryje pod jej nazwą. Zazwyczaj w przypadku konferencji międzynarodowych i spotkań z wykorzystaniem kilku języków korzysta się z tłumaczenia symultanicznego i jedynie dodatkowo lub w wyjątkowych sytuacjach z tłumaczenia konsekutywnego.

Języki konferencji i możliwe kombinacje językowe

Poinformujmy biuro tłumaczeń, jakie przewidziano języki konferencji i możliwe kombinacje językowe. W przypadku wielojęzycznych konferencji tłumacze pracują w tzw. systemie relay, który oprócz doskonałej współpracy pomiędzy zespołami tłumaczy, wymaga odpowiedniego przygotowania technicznego. Warto przekazać informację na temat języków, w jakich będą mówić poszczególni prelegenci.

Program spotkania, nazwiska prelegentów, materiały konferencyjne

Zawsze pamiętajmy o przekazaniu kierownikowi projektu z biura tłumaczeń programu spotkania oraz wszelkich materiałów konferencyjnych tj. skrótów wystąpień i przemówień, prezentacji Power Point oraz nazwisk prelegentów. Te ostatnie są szczególnie ważne – przekręcenie nazwiska ważnych gości to zawsze faux pas niezależnie od rangi spotkania. Warto pamiętać także, że praca profesjonalnych tłumaczy (nawet tych specjalizujących się w danej dziedzinie) nie zaczyna się w kabinie, ale dużo wcześniej w postaci przygotowania merytorycznego i językowego do obsługiwanego wydarzenia.

Warunki techniczne, wielkość i układ sali, montaż sprzętu

Tłumaczenie symultaniczne zawsze wiąże się z koniecznością wykorzystania odpowiedniego sprzętu. Doświadczone w obsłudze konferencji biuro tłumaczeń powinno służyć fachowym doradztwem w zakresie technicznej obsługi wydarzenia, a nawet znać układ sal i warunki techniczne w popularnych obiektach konferencyjnych. Jeśli nie – zawsze możemy poprosić o wizytację sali przez pracownika biura oraz omówienie szczegółów bezpośrednio z pracownikiem obiektu konferencyjnego. Czasami wystarczy przekazanie planu sali wraz z przewidzianym ustawieniem podczas spotkania (w tym z zaznaczeniem miejsca montażu kabin). Pamiętajmy także, że oprócz miejsca na sprzęt, musimy zaplanować czas na jego montaż i ustalić z obiektem konferencyjnym możliwość wcześniejszego udostępnienia sali.